Mit der Einführung von M365 Copilot hat auch Copilot Studio stärkeren Zulauf erhalten. Die Plattform hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt und bietet zahlreiche Funktionen, die über die Möglichkeiten von den ursprünglichen Power Virtual Agents hinausgehen. Doch mit der Vielzahl an KI- und Agenten-Technologien stellt sich die Frage: Wann ist Copilot Studio die richtige Wahl? In diesem Beitrag erfährst du, in welchen Szenarien Copilot Studio sinnvoll ist und wann du vielleicht besser auf andere Technologien zurückgreifen solltest.
Wann solltest du Copilot Studio nutzen?
Copilot Studio ist besonders dann eine gute Wahl, wenn eine interaktive, dialogbasierte Lösung benötigt wird. Die Stärke des Tools liegt in der natürlichen Sprachverarbeitung, der nahtlosen Integration in die Microsoft 365-Umgebung und der einfachen Erstellung und Pflege. Bei den folgenden Anwendungsfällen ist Copilot Studio meistens eine gute Wahl.
Einfacher Suchassistent
Die meisten Kunden wollen Copilot Studio nutzen, um einen Suchassistenten für ihre Mitarbeiter zu erstellen. Da spricht erstmal generell nichts gegen. Wie allerdings in meinem Beitrag zur SharePoint suche bereits erklärt, hapert es häufig an der Qualität, der dahinter liegenden Suche und Daten. Daher ist Copilot Studio vor allem geeignet, wenn es sich um eine überschaubare anzahl von Dateien handelt, in denen gesucht werden soll. Eine einfache SharePoint Site oder ein MS Team ist eine angemessene Größe, damit die Qualität der Anworten einen Mehrwert bietet. Copilot Studio ist vor allem ein Tool, um aus gegebenen Informationen Antworten zu verfassen. Das finden der richtigen Informationen ist nicht eine zentrale Aufgabe. Erfahrungsgemäß nimmt die Qualität der Ergebnisse ab einer mittleren zweistelligen Dokumentenzahl oder sehr langen Dokumenten (über 20 Seiten) deutlich ab.
Beantwortung von FAQs
Ein weit verbreiteter Anwendungsfall von Copilot Studio ist die Bereitstellung von vordefinierten Antworten auf häufig wiederkehrende Fragen. Die Struktur von Copilot Studio stammt noch aus Zeiten von Power Virtual Agents und ist auf diese Art der Nutzung ausgelegt. Auch wenn der Ansatz erstmal arbeitsintensiv erscheint, bietet er doch einen schnellen Mehrwert für die Nutzer. In vielen Bereich kann man Mitarbeiter deutlich entlasten, wenn der Agent die 20-30 häufigsten Fragen verlässlich beantworten kann. Ein Agent, der zwar den ganzen Bereich abdeckt, aber nicht verlässlich antwortet, bietet entweder keinen Mehrwert oder wird gar nicht erst eingesetzt. Dieser Ansatz eignet sich z.B. für den IT-Support oder den HR-Bereich, wo oft dieselben Fragen gestellt werden. Durch die Implementierung eines solchen Chatbots kann die Kommunikation optimiert und die Effizienz gesteigert werden.
Content erstellen
Es gibt viele Anwendungsfälle in Unternehmen wo Inhalte für interne und externe Anwendungsfälle erstellt werden müssen. Ein häufiges Beispiel ist die Erstellung von Social-Media-Posts im Marketing-Department. Der Inhalt soll in diesen Fällen häufig bestimmte Krierien, wie Stil, Länge und Formatierung, erfüllen. Copilot Studio kann eigenständig oder in Verbindung mit AI Builder Prompts verschiedene Inhalte anhand inhaltlicher Stichwörter erstellen. Das Ergebis muss meistens noch bearbeitet werden, aber wenn viele Inhalte erstellt werden müssen, bietet die Erstellung eines ersten Entwurfs bereits einen großen Mehrwert.
Chatinterface für Business-Anwendungen
Ein weiteres starkes Einsatzgebiet von Copilot Studio ist die Bereitstellung eines Chatinterfaces für Business Applikationen und Prozesse. Dies bietet einen Mehrwert, wenn der Chat einen besseren oder schnelleren Weg bietet, Informationen bereitzustellen als ein formularbasiertes User-Interface. Beispielsweise kann ein Copilot in einer Unternehmensanwendung genutzt werden, um Mitarbeiter durch komplexe Prozesse zu führen, Eingaben zu validieren oder Informationen bereitzustellen. Anstatt nur ein Fomular auszufüllen, kann der Agent dem Nutzer zusätzliche Informationen bereitstellen. Eine direkte Einbindung in MS Teams kann den Prozess beschleunigen, da die App nicht erst gesucht und geladen werden muss.
Aufgaben ausführen
Anschließend an den letzten Punkt, eignet sichCopilot Studio auch um bestimmte vordefinierte Aufgaben auszuführen, die schnell von einem Chat-Interface aus gestartet werden können. Klasssche Beispiele sind ein Urlaubstool, das Urlaubsanträge entgegennimmt und an das HR-System weiterleitet, oder das schnelle Befüllen einer To-Do-Liste. Dies spart Zeit und reduziert die Anzahl manueller Arbeitsschritte. Solche Aufgaben können in Copilot Studio selber implementiert werden oder der Agent stellt das User-Interface bereit um Power Automate Flows auszuführen.
Nutzung als autonomer Agent
In letzter Zeit ist die Fähigkeit mit Copilot Studio autonome Agenten zu erstellen in den Vordergrund gerückt. Dabei kann der Agent selbständig entscheiden welche Aktionen er ausführt. Diese Fähigkeit lohnt sich vor allem dann, wenn der Agent Informationen suchen soll, die er anschließend in einer weiteren Aktion verarbietet. Ob der Agent dafür geeignet ist, kommt auf die größe der Datenbasis an (siehe Suche oben). Ein weiterer Aspekt, bei dem Copilot Studio seine Stärken ausspielen kann, ist Entscheidungen zu treffen, die schwer zu automatisieren oder zu formalisieren sind. Beispielsweise kann ein Agent Entscheidungen auf Basis von vorgegebenen Richtlinien treffen oder eigenständig Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten.
Wann solltest du die Nutzung nochmal überdenken?
Wir haben jetzt einige Anwendungsfälle kennengelernt, bei denen Copilot Studio eine gute Wahl ist. Allerdings haben wir dabei auch schon Ansätze gesehen wo es evtl. Schwierigkeiten gibt und man den Einsatz von Copilot Studio nochmal überdenken sollte. Hierbei gibt es im wesentlichen zwei Bereiche: Große Datenmengen und Automatisierung.
Automatisierung
Auch wenn Copilot Studio mit autonomen Agenten die Möglichkeit bietet Prozesse zu automatisieren, sollte man hier vorsichtig vorgehen. Wenn es primär darum geht, Prozesse zu automatisieren, ist Power Automate in vielen Fällen die bessere Wahl. Besonders durch die Integration von AI Builder Prompts lassen sich komplexe Aufgaben automatisieren und mit generativer KI kombinieren. AI Builder Prompts sind ein mächtiges Tool, um textbasierte Informationen zu extrahieren, zu analysieren und zusammenzufassen. Dies beinhaltet die Möglichkeit Entscheidungen anhand vorgegebener Kriterien und Informationen zu treffen. Copilot Studio eignet sich hingegen vor allem dann, wenn die Entscheidung schlecht formalisiert werden kann oder Informationen gesucht werden müssen.
Verbesserung der Suche
Viele Unternehmen hoffen, dass ein KI-gestützter Bot ihren Mitarbeitern helfen kann Informationen besser zu finden, weil ihre aktelle Suche nicht gut funktioniert. Der Fokus von generativer KI in Agenten liegt vor allem in der Bereitstellung von Informationen in natürlicher Sprache. Copilot Studio ist aber nicht darauf ausgelegt, umfangreiche Datenbestände effizient zu durchsuchen. Dafür bedient es sich bereits vorhandener Suchmaschinen. Das heißt, Copilot Studio kann die vorhandene Suche nicht verbessern.
Bei mehr als 50 Dateien oder sehr großen Dokumenten liefert die Suche oft keine zufriedenstellenden Ergebnisse, wenn die Daten nicht umfangreich gesäubert und strukturiert werden. Wenn Nutzer bereits Probleme haben, Informationen in SharePoint oder anderen Datenquellen zu finden, wird ein Copilot Studio Agent diese Probleme nicht lösen. In solchen Fällen sind spezialisierte Lösungen wie Azure OpenAI in Kombination mit AI Search häufig die bessere Wahl. Diese Technologien bieten mehr möglichkeiten die Ausgabe und Suche auf den jeweiligen Anwendungsfall speziell anzupassen. Mit Copilot Studio lassen sich Agenten aber so schnell erstellen, dass man bereits nach wenigen Stunden gut einschätzen kann, ob der gegebene Anwendungsfall funktionieren wird oder nicht. Insofern solltest du erstmal anfangen und gucken, wie weit du mit Copilot Studio kommst.
Fazit
Copilot Studio ist ein Tool mit dem man schnell und unkompliziert Chatbots und autonome Agenten erstellen kann. Dabei eigenet es sich für einige Anwendungsfälle besser als für andere. Meine Erfahrung ist, dass Copilot Studio besonders für die Beantwortung von FAQs, Content-Erstellung und als Chat-Interface für Business Applikationen geeignet ist. Zusätzlich ist die Ausführung einfacher Aufgaben und die Nutzung als autonomer Agent in den beschriebenen Anwendungsfälle möglich.
An seine Grenzen stößt Copilot Studio vor allem bei großen oder komplexen Suchanfragen. Du musst dich darauf einstellen, das Copilot Studio nur nach einer Säuberung und Strukturierung der Daten verlässliche Antworten liefert. Für Automatisierungsprozess, die keine Suche enthalten, ist Power Automate in der Regel die bessere Wahl.
Letztlich hängt die Wahl der richtigen Technologie stark vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Wer die Stärken von Copilot Studio kennt und gezielt einsetzt, kann damit wertvolle Prozesse in Unternehmen optimieren und die digitale Transformation vorantreiben.
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